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quarta-feira, março 24, 2010

Planos de Emergência na Empresa

Ainda que em muitas ocasiões não seja possível evitar a ocorrência de um evento, na maioria dos casos podem-se limitar, suas conseqüências posteriores através de uma previsão adequada sobre a maneira de atuar em tais circunstâncias.

Uma forma racional de alcançar este objetivo exige necessariamente um planejamento. Os planos de emergência, aproveitando as experiências passadas, tentam prever as possíveis situações futuras, procurando evitar que os efeitos derivados de qualquer eventualidade alcancem proporções catastróficas entre os ativos humanos e materiais da empresa.

Rapidamente nos esquecemos quanto desagradáveis resultaram experiências passadas e deixamos de atuar no sentido de evitar ou reduzir eventualidades futuras. Entretanto, na mente de todos estão as importantes destruições de recursos materiais e humanos de empresas, derivadas de fenômenos naturais tais como;
■ Furacões, tormentas, inundações, terremotos, granizo etc.,
■ Assim como de eventos que emanam das modernas tecnologias que a sociedade passou a utilizar.
Os perigos desta inovação tecnológica incluem, entre outros;
■ As radiações, os efeitos cancerígenos por trabalhar com novos materiais e os efeitos atmosféricos potencialmente danosos dos aerossóis.
■ Também, o uso e o transporte terrestre de novos produtos químicos deram como resultado devastadoras explosões e numerosas perdas de vidas humanas.
Por ultimo, as atividades terroristas contra as empresas, diretores, governos e funcionários públicos tem aumentado, sem a esperança de que este tipo de atividades desapareça num futuro próximo.

AS ESTATÍSTICAS MOSTRAM;
■ diariamente, nos Estados Unidos, em média, 33 empresas experimentam fortes perdas devidas a eventos imprevistos.
■ por exemplo, num dia útil qualquer, pode-se esperar que se produzam 280 incêndios entre as fábricas das indústrias de todo o país.
■ Em 2000, ocorreram nos USA, 126.000 incêndios em edificações “não residenciais” que resultaram em 90 vítimas fatais, em 2.200 ferimentos, e em US$2,8 bilhões em perdas patrimoniais. (National Fire Incident Reporting System – NFIRS)
■ a maioria destes incêndios custará cada um mais de 20.000 dólares e um deles ultrapassará 250.000 dólares.
■ aproximadamente, a cada dez dias, ocorre um incêndio cujas perdas giram em torno de um milhão de dólares.
■ o valor anual dos incêndios ocorridos nos Esta­dos Unidos subiu a mais de 11.000 milhões de dólares em perdas em danos materiais e 12.000 dólares em vítimas por esta causa.
os sinistros do passado não devem servir apenas de fonte numérica para estatísticas, mas também de informação para a pesquisa aplicada às técnicas de planejamento de futuras emergências.


Foto -Novembro de 1984 -Refinaria da Petróleos Mexicano (Pemex), cidade do México. Explosão, seguida de um enorme incêndio, todo o bairro de San Juan de Ixhuatepec foi destruído, provocando a morte de 452 pessoas, ferimentos em 3 mil e deixando desabrigadas outras 10 mil.

Infelizmente, uma das áreas da gerência de riscos menos desenvolvidas é a elaboração de planos de emergência em caso de sinistro, apesar do reconhecimento geral de que tal planejamento é necessário.

Todas as empresas deveriam avaliar suas instalações em função das perdas previsíveis, seus efeitos sobre as instalações, capacidade para enfrentar e minimizar estes efeitos, além das conseqüências sobre outras instalações vizinhas. Não há maior imunidade contra um sinistro que um cuidadoso planejamento.

AVALIAÇÃO DOS RISCOS DE PERDAS
Ao avaliar a vulnerabilidade das instalações de uma empresa, devem ser considerados os fatores ambientais e econômicos que sirvam de base para:
■ Estimar a verossimilhança de um dano comparando-o, direta ou indiretamente, com outra instalação localizada em qual­quer outra parte.
■ Estabelecer os planos e as medidas de proteção de cada instalação ou conjunto de instalações que objetivem minimizar os da­nos e as responsabilidades.

Um aspecto da incidência dos fatores ambientais que circundam a empresa, utilizado para determinar a vulnerabilidade de uma instalação, é a sua localização. Por exemplo, uma determinada fábrica pode estar em perigo devido à sua proximidade com outras fábricas, instalações portuárias, aeroportos, instalações de energia atômica ou grandes núcleos populacionais.
Analogamente, a incidência dos fatores ambientais naturais depende da localização da empresa e de sua relação com a distribuição geográfica dos diversos riscos naturais. Assim, certas zonas dos Estados Unidos estão sujeitas a ventos de grandes velocidades, furacões e tornados, enquanto outras são propícias a ter­remotos ou inundações periódicas.

Por outro lado, as instalações são também vulneráveis por causa de uma construção inadequada, pela utilização de processos ou materiais perigosos inerentes às atividades ou geradores de subprodutos perigosos, pelo armazenamento de combustíveis, pela concentração de grandes equipes, pelo uso de equipamento com maquinaria dificilmente substituível, pela necessária especialização dos empregados, pela inexistência de saídas adequadas para a evacuação dos edifícios, pela falta de áreas de refúgio ou vias de evacuação limitadas, etc.
Complementarmente, os riscos devidos a fatores econômicos podem consistir na disponibilidade de um certo produto fabricado na instalação da empresa em questão, a exclusividade do produto, isto é, essa instalação é a única que o fabrica, ou a disponibilidade imediata de um aprovisionamento de matérias-primas.
De certa maneira, todas as empresas são vulneráveis aos riscos e estão predispostas a sofrer perdas. A análise, neste sentido, de cada instalação em concreto, fornecerá os subsídios necessários para o desenvolvimento, na empresa, de planos de emergência práticos e exeqüíveis.

DESENVOLVIMENTO DE PLANOS DE EMERGÊNCIA
A natureza está sempre a favor da falha. “Lei de Murphy”

Planejar de antemão uma emergência é a chave para evitar o caos que se produz num sinistro. Nesse sentido, um plano de emergência deve ser projetado para proteger as instalações e os ativos materiais de uma empresa e, sobretudo, o mais valioso dos ativos, os empregados.
Desta forma, o objetivo de um plano de emergência pode resumir-se em minimizar os efeitos de qualquer eventualidade para proteger as vidas e os ativos materiais da empresa, preservando a estrutura empresarial.
A efetividade na limitação dos danos produzidos por um sinistro é normalmente proporcional à amplitude e à profundidade do esforço do planejamento. Um plano será adequado e valioso se no início de uma emergência todas as ações de rotina ou decisões previsíveis foram concebidas e definidas no plano. Desta forma, todos os esforços se concentrarão nas circunstancias imprevisíveis ou anormais que surjam. Os responsáveis pela administração de uma empresa devem ser capazes, numa emergência, de se concentrar na solução dos problemas mais importantes, já que, do contrário, a palavra emergência pode converter-se em sinônimo de catástrofe. A diferença está, por­tanto, num bom planejamento.
O plano de emergência não garante que não ocorra desastre pela simples ocorrência de uma situação de emergência e especialmente, sobretudo, naqueles casos que provem de fenômenos naturais, dificilmente evitáveis. Entretanto, podem empreender-se ações que, em situações de emergência, evitem que um sinistro se converta em tragédia. Assim,um plano de emergência deve conter as bases necessárias para se por em prática as ações e decisões orientadas para minimizar as perdas.

Variáveis de uma catástrofe
Ante a ocorrência de um determinado fato,uma situação de emergência se caracteriza por uma ou mais das seguintes condições:
■ Falta de tempo.
■ Carência de pessoal.
■ Escassez de recursos materiais.

Uma emergência é necessária;
■ Se existe perigo para as pessoas,
■ Para os ativos materiais ou
■ Se contribui para aumentar o sofrimento humano.

A falta de tempo somente pode ser enfrentada mediante um planejamento prévio.
A carência de pessoal pode ser compensada planejando e treinando o pessoal com antecedência.
Finalmente, a escassez de recursos pode ser minimizada fazendo a reunião e o inventário dos recursos disponíveis e fazendo acordos de ajuda mútua estabelecidos previamente.
Há emergências que podem ser previstas, co­mo em casos de tormentas, furacões e as conseqüentes inundações, e pesquisa-se muito para se poder prever os terremotos. Ainda que não se possa evitar a força destrutiva destes riscos, é possível obter, entretanto, algumas vantagens do tempo transcorrido entre o alar­me e o fato em si , para minimizar os danos do impacto inicial.
Por outro lado, existem as situações de emergência que não são precedidas de um alarme prévio, tais como uma explosão,uma bomba ou uma sabotagem. Nestes casos pode não ser possível evitar ou minimizar as perdas materiais ou humanas do impacto inicial.

Entretanto, ao se por em andamento um plano de emergência, pode ser possível evitar novas vítimas e custos materiais adicionais.
Somente através da antecipação aos fatos inesperados e da organização das atividades dirigi­das para minorar o impacto produzido por tais fatos, é que se pode controlar o caos inicial associado a qualquer situação de emergência.

ESTRUTURA DE UM PLANO DE EMERGÊNCIA
Em qualquer cálculo, o erro será sempre no sentido do maior desastre ou prejuízo. “Lei de Murphy”

Um plano de emergência pode ser visto como uma forma de seguro e como a disponibilidade de tempo necessário para proporcionar uma base para a tornada ordenada de decisões e para as ações em situações de crise, a fim de garantir
■ A proteção das pessoas e dos bens.
■ A sobrevivência da empresa.
■ A continuidade da equipe diretiva da empresa .
■ O restabelecimento paulatino da atividade produtiva.
O plano e os procedimentos para levá-lo a cabo devem refletir o ambiente interno e ex­terno da empresa, servindo-se de recursos próprios e das instalações e pessoal existente, já que a ajuda externa pode não ser possível numa situação de emergência.
De maneira intrínseca ao próprio plano, será preciso igualmente dispor da necessária;

COLABORAÇÃO DA ALTA GERÊNCIA
Como em qualquer projeto de uma empresa, o principal fator para o êxito de um plano de emergência é obter o apoio total e o interesse da alta direção. Este apoio não deve ser dado somente sob a forma de aprovação tácita e informal de um plano, simplesmente considerando como uma boa idéia.
Além disso, um dos executivos da empresa deve estar diretamente imerso no plano e deve demonstrar a todos os níveis, tanto da direção quanto dos emprega­dos, que o plano terá o apoio total da direção da empresa em termos financeiros, materiais, de equipamentos e de pessoal.
De fato, este apoio pode ser feito sob a forma de um acordo adotado pela diretoria, de tal maneira que possa contar também com o apoio de todos os empregados.

ORGANIZAÇÃO
Em qualquer cálculo, se um erro puder se infiltrar, ele o fará. “Lei de Murphy”

Ainda que um plano básico de emergência possa ser posto em prática em um tempo relativamente curto, a sua elaboração completa pode levar um ano ou mais. Uma vez obtido o apoio da direção da empresa, deve-se criar um comitê de planos de emergência, presidido pelo gerente de riscos ou qualquer outro executivo de nível médio, que dependa diretamente de um dos altos executivos da empresa.
O comitê de planos de emergência deve começar dividindo o plano em fases, e cada fase em tarefas, fixando datas de término para cada tarefa. Cada fase do plano deve ser avaliada em termos de custo e deve ser apresentada à direção da empresa para sua aprovação.
A partir destes dados, o comitê elaborará o plano completo, selecionará o pessoal correspondente, indicando as funções pertinentes, e manterá todo o equipamento pronto para atuar.

Geralmente, os planos devem ser o mais simples possíveis.
O tamanho da equipe, o número de pessoas e a determinação das funções de cada um devem ser estabelecidos individual­mente, segundo as necessidades mais prováveis de cada setor. O uso do plano, inclusive em emergências de pouca importância, deve servir de teste prático para conseguir um funcionamento eficaz, caso venha a ser necessário, na ocorrência de um sinistro de maior importância.
A estrutura básica do plano deve apoiar-se nos recursos disponíveis da empresa, partindo dos diferentes departamentos, das medidas de proteção das instalações, do equipamento e do pessoal médico. Na medida do possível deve-se respeitar as linhas de autoridade estabelecidas e aceitas na empresa, levando em consideração a possibilidade de perda de algum membro da diretoria, ou sua ausência imprevista e fazer as previsões necessárias para substituí-los por pessoas que possam assumir as responsabilidades para execução do plano.
Deve-se organizar também uma lista dos conhecimentos especiais do pessoal das instalações, tanto no que se refere às próprias funções como ao que possa ser de importância em caso de emergência. O conhecimento destes extremos tornará muito mais fácil a determinação de funções a cada um deles e economizará tempo de treinamento.
Igualmente importante é criar um centro de controle para dirigir as operações de emergência. Este pode localizar-se ou na área de maior proteção das instalações ou, se isso não for possível, no escritório da gerência da fábrica.
Convém estabelecer uma ou duas alternativas de modo que exista flexibilidade no estabelecimento do centro de controle, dependendo das condições que ocorram.

DIVULGAÇÃO
Se alguma coisa pode dar errado, dará. “Lei de Murphy”

Os pontos básicos do plano de emergência devem ser comunicados aos empregados, para que se familiarizem com suas responsabilidades e prestem total colaboração.
Por outro lado, devem ser mantidos contatos com diversas autoridades, tais como policia, bombeiros, etc., para que fiquem mutuamente informados e poder coordenar os planos, especialmente quando se pensa utilizar as vias de evacuação partindo da empresa. Pode também ser útil discutir os planos de emergência com os representantes de outros serviços públicos (defesa civil), já que eles mesmos podem ter estabelecido planos que se complementem com os elaborados pela empresa.

VARIÁVEIS DA EFICÁCIA DE UM PLANO DE EMERGÊNCIA
Supondo que a direção da empresa tenha cria­do um comitê de planos de emergência para elaborar um plano. Neste caso, os seguintes fatores são vitais para o êxito do mesmo:

APOIO DOS EMPREGADOS
O plano deve ser apresentado sem a opção de outra alternativa, isto é, não se deve dar a oportunidade de aceitá-lo ou recusá-lo. Os empregados devem ser informados através de órgãos internos, boletins sindicais, reuniões e inclusive imprensa local, para que se promova neles a confiança de que a empresa se sente responsável por sua proteção e está dispondo de tempo e investimento para garantir a sua segurança.

SIMULAÇÃO DO PLANO
Deve-se testar o plano, para corrigir os procedimentos que impeçam seu funcionamento eficaz. Devem-se fazer freqüentes reavaliações e modificar o plano de acordo com as mudanças que se levem a cabo nas instalações ou nos processos operativos da empresa. Também de vem ser feitas simulações de evacuação sem antes comunicar aos trabalhadores a data exata do teste e informando, no máximo, a realização da evacuação numa determinada semana.

FAMILIARIZAÇÃO COM OS SERVIÇOS DE EMERGÊNCIA
Todos os serviços externos de ajuda (polícia, bombeiros, ambulâncias, pessoal de hospitais etc.) devem estar familiarizados com as instalações da empresa e conhecer claramente as entradas, saídas e vias de evacuação, as quais deverão estar sinalizadas perfeitamente.

CONSIDERAÇÕES GERAIS
A informação mais necessária é sempre a menos disponível. “Lei de Murphy”

Todo plano de emergência deve levar em conta os seguintes aspectos fundamentais:
■ Capacidade da empresa para manter seguras suas instalações e responder de modo eficaz a qualquer eventualidade.
■ Proteção contra incêndios, mantendo uma brigada bem treinada para minimizar os efeitos adversos de um incêndio.
■ Instalações e manutenção com capacidade para declarar inadequadas partes ou setores da fábrica, manter em funcionamento os equipamentos de processamento de dados e as instalações de serviços gerais.
■ Primeiros socorros como desenvolvimento de uma resposta imediata para salvar vidas e aliviar os efeitos e sofrimentos dos feridos.
■ Comunicações e estabelecimento de linhas telefônicas de emergência, assim como de outros meios de comunicação .
■ Escritórios centrais alternativos, caso haja necessidade, por causa de destruição parcial ou total das instalações.
■ Continuidade da equipe diretiva e da linha de sucessão na direção. Se não está definida, o Conselho de Administração deve estudar esta situação para o caso de morte ou incapacidade de qualquer membro, já que é essencial que na empresa se saiba quem a dirige, a cada momento.
■ Duplicidade de arquivos vitais, preservando os documentos essenciais para a continuidade do funcionamento da empresa.
■ Transporte para prever a evacuação de feridos, produtos, etc. O transporte público é um dos serviços vitais que primeiramente sofrem interrupções no caso de uma catástrofe. O plano de emergência deve estabelecer um plano de transporte, especificando onde estão os veículos da empresa, quem os tem, quem são os motoristas, as situações de prioridade e onde devem ser encontrados os veículos em caso de emergência.
■ Contatos com as autoridades locais tais como; polícia, ambulâncias, bombeiros, defesa civil. O gerente de riscos deve reunir-se com estes grupos, pelo menos uma vez por ano, para manter com eles boas relações e informação atualizada.
■ Sistemas de alarmes para as diferentes eventualidades, assim como fazer exercícios e simulações, pelo menos uma vez por trimestre, para que o pessoal esteja familiarizado com os procedimentos de emergência.

CONCLUSÃO
A crônica de eventos é tão antiga quanto à história. O respeito nato que o homem tem pelo fogo, pela água, pelo ar e pela terra procede do medo de suas forças destrutivas. O homem primitivo sofreu com o fogo dos vulcões, as tormentas e as inundações. Estes mesmos elementos, assim como outros artificiais, ameaçam o homem moderno e, infelizmente, seus efeitos escapam ao seu controle Ainda que estas forças primitivas continuem intimidando o homem, este deve aproveitar sua inteligência para planejar, coordenar, controlar e mitigar os efeitos destes riscos.

Os planos de emergência são a chave para poder reduzir as conseqüências de um evento, fornecendo uma base lógica para afrontar o caos no qual se transforma, com freqüência, um sinistro. Um plano de emergência só funcionará se os responsáveis pelo mesmo se sentirem identificados de verdade. Isto significa que sua atenção deve concentrar-se sobre as condições do trabalho e não sobre os possíveis eventos que sucedem em sua empresa.

Fonte: Michael G. Thistle – Risk Planning Group, Inc.
Referências bibliográficas: National Comission of Fire Prevention and Control, 1975, Healey, Richard J. – Industrial Preparedness – Developing and Emergency Plan, Foresight, vol.3.

Comentário:
Podemos indagar, por que motivo algumas empresas ocorrem desastres e outras não? Seria simplesmente fatalidade ou sucesso na definição clara de uma política de prevenção? De forma simplista, a diferença entre ganhar ou perder em um desastre é normalmente a presença ou ausência da capacidade de gerenciar a política de prevenção. As empresas que planejam a possibilidade de um desastre, que formulam estratégia para recuperação ou de funções críticas e que treinam os empregados para executarem essas estratégias geralmente sobrevivem a desastres.
Na essência, quando uma empresa não tem um plano que foi testado para reagir e recuperar de um desastre, muito provável a empresa coloca em risco todos os seus outros planos e objetivos.
A Estratégia de Risco é extremamente importante para planejar uma emergência. Em outras palavras a estratégia elabora o plano de riscos (emergência), delineia o rumo proposto para os vários riscos existentes e prevê as ações de emergência face aos riscos existentes.
Um plano de estratégia deve levar em consideração todas as possibilidades de riscos e deve prescrever as medidas necessárias a uma resposta adequada.
Os planos podem ser modificados indefinidamente segundo as circunstâncias, a capacidade de organização, a natureza da gerência e a topografia do local para operações (condições de acesso ao risco, tais como; áreas de circulação livres, armazenamento com altura limitada, compartimentação de riscos, etc).
O fundamento desta estratégia é que devemos obter informações, conhecimentos dos problemas existentes em riscos para que possamos estar preparados para enfrentar essa situação ou eliminá-las. O total desconhecimento dos problemas dos riscos existentes ou negligência, provavelmente levará a resultados desastrosos.

Vídeo:
Explosão de uyma estação de gás na Coréia.

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