Kaizen: mostra como obter ganhos na melhoria contínua

Em vez dos custosos e nem sempre seguros métodos de reengenharia ou de reinvenção de processos empresariais, um pouco fora de moda nos últimos tempos, o método Kaizen propõe medidas simples para a melhoria contínua com foco em resultados.
Na visão de Masaaki Imai, fundador e principal executivo do Kaizen Institute, o principal lugar de uma empresa é o "gemba", termo popular japonês para os locais onde o produto é desenvolvido (laboratórios), produzido (chão de fábrica) e os serviços realizados (loja de revenda, assistências técnicas e locais onde o consumidor é atendido).

Imai, critica os gerentes que não gostam de ir ao "gemba" e ficam atrás da mesa recebendo informação em forma de relatórios. "Essas descrições não são a realidade, mas o julgamento de alguém que pode até fabricar a verdade", alfineta Imai.

Ele acredita que, se há uma anormalidade, o gerente e até mesmo o próprio dono, precisam estar no local para julgar em tempo hábil e encontrar uma solução.

A idéia de levar dirigentes para o chão de fábrica é apenas uma das propostas do "Kaizen". Kai, em japonês, significa mudança e Zen, para melhor. Juntas, significam melhoria contínua e dão nome ao método, com ganha jeito de filosofia de gestão. A fórmula é simples: "Todos fazem um pouco a todo momento".

Seus princípios não são menos singelos. Se acontecer alguma anomalia, o gerente deve ir para o "gemba" e estar sempre verificando os bens tangíveis como máquinas, materiais, produtos com problemas e condições de segurança. "Faça análise, cheire, prove, leve para casa o produto rejeitado e você terá melhor compreensão do problema", ensina Imai, com a experiência adquirida em seus 72 anos, divididos entre a atuação em empresas e consultoria.

O "senhor Kaizen", como se apresenta Imai, prega a checagem periódica de produtos e a discussão do problema na fábrica, para assim remover sua causa pela raiz. Feito isso, é possível padronizar algumas ações e prevenir novos conflitos. "A checagem é o princípio mais importante", ressalta.
Não há restrição de setor. Hoje adotam seus princípios desde a indústria automotiva até processos bancários, educativos e governamentais. Para que a metodologia obtenha sucesso, ele destaca a importância da participação de todos, da base ao topo da pirâmide.

"O pessoal do ‘gemba’ é muito conservador e a tendência de voltar à maneira antiga é muito grande", afirma. "Quando a alta gerência toma iniciativa, os outros copiam." Imai cita o exemplo do presidente de uma pequena empresa indiana que produz jarras de plástico, fiel seguidora dos princípios do método há sete anos. Lá, é comum ver o presidente entre seus funcionários limpando o chão da fábrica.

"Ele está envolvido no processo diário do gemba e isso se tornou um hábito", diz Imai. Outra proposta do Kaizen é a otimização de espaço e trabalho. Jogar fora tudo que não precisa: máquinas velhas, estoque inservível. "Dê uma olhada no ‘gemba’ e coloque uma fita vermelha no que você acha desnecessário.
Se não houver um bom motivo para ficar, tire, ensina Imai. Além disso, todo item deve ter seu próprio endereço para ser localizado. São medidas simples como desenhar o formato das ferramentas onde elas devem ser guardadas, indicar com marcações no chão os passos a serem seguidos ou ainda colar fitas adesivas em arquivos.

O local de trabalho e os equipamentos devem ser limpos constantemente para evitar defeitos e, no processo, podem ser descobertos problemas. "Se o operador limpa e mantém seu equipamento, o pessoal da manutenção ganha tempo para se dedicar à previsão e design de novas máquinas", diz.

Com as melhorias, estabelece-se o padrão a ser seguido. "A autodisciplina e a força de trabalho treinada são os benefícios mais importantes do método", ressalta Imai. Mas o processo precisa ser contínuo e o gerente tem que dar apoio todos os dias. Fácil não é, mas mais simples impossível.

Princípios do Kaizen Procedimentos simples asseguram melhoria contínua
■Quando acontecer alguma anomalia, vá ao gemba (chão de fábrica)
■Verifique bens tangíveis (máquinas, falhas, produtos rejeitados, condições de segurança)
■Faça checagens temporárias do produto e discuta seus problemas no próprio local de produção
■Remova a causa do problema pela raiz
■Padronize para prevenir problemas

Fonte: Masaaki Imai

Comentário:
Quando inspecionamos riscos, inúmeras vezes deparamos com empresas, cujos responsáveis pela área de segurança e de incêndio, alegam durante essas auditorias os motivos pelos quais as irregularidades foram encontradas e relacionamos algumas:
■Os extintores estão vencidos. Estamos providenciando a recarga
■Falta de manutenção da rede de hidrantes. Quando testamos jorra água salobra e até encontramos caixas de marimbondo nos abrigos das mangueiras. Os responsáveis alegam estamos providenciando treinamento ou aquele hidrante específico não é muito utilizado
■Empilhamento excessivo de produtos. O empilhamento é provisório
■Falta de limpeza. Excesso de produção

Utilizando o método Kaizen vários dos problemas da área de segurança e de incêndio seriam solucionados. Não esqueçamos que a gestão de riscos faz parte integrante da qualidade total
Lembrando que melhoramento contínuo não é um programa estático e sim dinâmico é como pedalar bicicleta, quanto mais você pedala, maior é a estabilidade e segurança da bicicleta, porém se você parar, você cairá.